ACS ITALIA distribuisce e fornisce assistenza sul software gestionale GO.

Gestionale Open è un programma con interfaccia grafica, multiutente, multiaziendale, multivaluta e multilingua funzionante con i sistemi operativi Windows e Linux/Samba, pensato per la gestione fiscale, finanziaria, commerciale e produttiva delle PMI (Piccole e Medie Imprese).
E’ realizzato con le soluzioni tecnologiche più avanzate: linguaggio di programmazione Object Oriented, archiviazione delle informazioni in un DataBase Locale o Client Server, editor integrato per la personalizzazione delle stampe.

Caratteristiche generali
Il programma è scritto utilizzando il linguaggio di programmazione object oriented Delphi 7.
Gli archivi del programma sono gestiti con il database Advantage ed integrabili in modalità nativa o via ODBC/OLEDB con l’ambiente Windows e con i principali programmi di produttività personale (Microsoft Office ed Open Office).
La documentazione in linea nei formati Windows e CHM ed il manuale PDF stampabile dall'utilizzatore consentono un rapido apprendimento delle funzioni della procedura. L'elevato livello di parametrizzazione permette la definizione dei profili degli utenti, la personalizzazione dei campi degli zoom di ricerca e la modifica, tramite un designer visuale integrato nella procedura, del formato di tutte le stampe. Oltre agli aspetti prettamente gestionali sono previste alcune funzionalità per la memorizzazione di scadenze periodiche ed una messaggistica tra utenti della procedura.
E' stata posta particolare attenzione all'ergonomia di tutte le funzioni che richiedono interazione da parte degli utilizzatori, fornendo ad esempio alternative, tramite tasti funzione, all'utilizzo del mouse, oppure garantendo la possibilità di navigare agevolmente tra tutti i documenti collegati tra loro senza mai dover chiudere i programmi utilizzati.
Il profilo utente consente di definire e controllare gli accessi secondo le modalità previste dalla legge 196 del 30 giugno 2003 per la tutela della privacy; permette di adeguare la dimensione delle videate di lavoro alla risoluzione utilizzata per il video (800x600, 1024x768, 1280x960); consente di strutturare il menu di utilizzo dei programmi per attivare solo quelli desiderati con l'accesso diretto ai programmi più utilizzati; controlla l'utilizzo delle sole ditte e dei soli programmi abilitati e prevede una serie di funzioni per garantire l'ottimizzazione delle risorse del sistema (ad esempio le stampanti) e dei valori memorizzati nella base dati (mascherando o non consentendo la modifica a prezzi ed importi).
Con il Database Manager è possibile, per l'amministratore di sistema, navigare fra le tabelle, definire query di selezione ed estrarre i dati in formati standard (Excel, HTML, TXT).

Le stampe sone eseguibili come anteprima a video, direttamente su stampante in vari formati (PDF, Lotus, Excel, HTML, RTF, BMP, TXT), o su disco con possibilità di rielaborarle in tempi successivi. Le anteprime a video sono dotate di funzionalità drill-down per consentire, tramite un semplice click del mouse, di navigare negli archivi che hanno generato la riga del report.
Tutte le descrizioni delle videate e delle stampe possono essere personalizzate nella lingua preferita inserendo, tramite un apposito editor, la traduzione dei campi desiderati. Verranno distribuite le versioni precompilate nelle diverse lingue non appena saranno rese disponibili da utilizzatori che avranno effettuato la traduzione.
I documenti indirizzati a clienti e fornitori sono personalizzabili in funzione della lingua impostata per il nominativo intestatario del documento e possono venire stampati su moduli A4 o spediti come allegati e-mail in formato PDF.

Contabilità
Le funzioni della contabilità in partita doppia, utilizzabili anche per la gestione della contabilità semplificata, permettono di assolvere agli adempimenti fiscali e sono un aiuto indispensabile per il controllo di gestione.
L'inserimento dei movimenti contabili manuali che non derivano da altre funzioni della procedura (vendite, acquisti, emissione effetti e binifici) avviene con un unico programma che gestisce automaticamente movimenti IVA e di contabilità generale e che si collega direttamente con la gestione dello scadenziario, della contabilità analitica e delle commesse.
Il trattamento delle informazioni fiscali è finalizzato alla produzione della documentazione richiesta dalle normative nazionali e dalla direttiva CEE: registri IVA acquisti, vendite e corrispettivi, liquidazione IVA periodica, comunicazione IVA annuale telematica, libro giornale, bilancio d'esercizio normale e secondo la IV direttiva CEE.
Sono previsti la gestione dei corrispettivi, sia scorporati che ventilati, il controllo del plafond per gli esportatori abituali, la gestione del pro-rata, gli adempimenti legati alle ritenute d'acconto dei lavoratori autonomi, il monitoraggio dell'IVA con esigibilità differita e la gestione dei movimenti Instrastat. Per queste funzioni vengono generati supporti cartacei e telematici per gli adempimenti fiscali (certificazione percipienti, modello 770 e dichiarazioni Intrastat telematiche).
Inoltre è fornito un esteso supporto al controllo di gestione che comprende gli scadenziari clienti, fornitori e sottoconti contabili (banche, fidi, ecc.), la contabilità analitica per l'assegnazione dei costi e ricavi a centri di imputazione specifici, la consuntivazione dei costi e ricavi per commessa.
Le procedure di supporto decisionale permettono di ottenere gli scadenziari attivi e passivi, gli estratti conto ed i solleciti clienti, l'analisi degli insoluti clienti e dei ritardi di pagamento, il conteggio degli interessi di mora per ritardati pagamenti, il cashflow finanziario che puà includere anche i documenti ancora non contabilizzati (DDT, ordini clienti e fornitori) e la presentazione cartacea e telematica delle scadenze attive (R.I.B.A., R.I.D., M.A.V.) e passive (bonifici).
A livello statistico si può effettuare l'analisi del fatturato clienti e fornitori suddiviso per tutte le classificazioni previste nelle anagrafiche (zone, categorie, agenti, ecc.), in formato tabulare e grafico, con comparazione tra più anni solari e con possibilità di esportare il risultato in Excel o file di testo.
La chiusura contabile dell'esercizio fiscale effettua automaticamente la rilevazione dell'utile o della perdita e genera il bilancio di apertura dell’esercizio successivo.

Vendite
Il flusso commerciale attivo è gestito partendo dai preventivi, preseguendo con gli ordini e con i documenti di vendita a fatturazione immediata e differita e con le ricevute fiscali per i corrispettivi. La gestione è integrata con il magazzino per ottenere la disponibilità e l'esistenza degli articoli, e con la contabilità che viene aggiornata automaticamente dalle fatture emesse. I preventivi e gli ordini possono essere assoggettati ad approvazione da parte del responsabili vendite prima di poter essere inviati ai clienti.
I contratti commerciali sono catalogati nella gestione dei listini e degli sconti con diversi livelli di dettaglio e priorità. La stampa dei listini può essere integrata con i codici a barre e con le immagini degli articoli. Durante il caricamento degli documenti è possibile controllare la situazione commerciale dell'articolo (es. costi di acquisto ricavati dai documenti di carico, disponibilita tempificata in funzione degli impegni clienti e degli ordini fornitori inevasi) e dei clienti (es. ultimi prezzi pagati dal cliente per l'articolo venduto).
Ogni riga documento può essere collegata con la contabilità analitica, la gestione commesse, la gestione dei lotti e delle matricole articoli. In mancanza dell'articolo richiesto si può analizzare l'archivio degli articoli equivalenti per soddisfare comunque la richiesta del cliente.
E' possibile definire al momento della vendita la configurazione del prodotto inserendo i componenti automaticamente da distinta base con integrazione manuale. La sommatoria dei prezzi di listino dei componenti determina il prezzo di vendita dell'articolo composto. La configurazione viene ereditata dal preventivo fino al documento di consegna ed il dettaglio può essere stampato sui documenti.
L'evasione dei preventivi e degli ordini può essere eseguita a saldo o in acconto selezionando l’intero documento o includendo ed escludendo le righe desiderate.
Per gli ordini è possibile controllare l'evadibilità in funzione dell'esistenza di magazzino e di eventuali ordini specifici emessi a fornitori o alla produzione ed approntare il materiale in attesa del completamento per la spedizione. In qualsiasi momento il materiale approntato può essere spedito generando automaticamente il documento di consegna al cliente.
I documenti di trasporto non prezzati in fase di emissione sono valorizzabili con una procedura apposita che estrapola solo le righe senza valore e consente l'inserimento veloce del prezzo.
La fatturazione differita può essere eseguita globalmente indicando il periodo da considerare oppure con modalità interattiva selezionando per ogni cliente i DDT da fatturare.
Tutti i documenti possono essere stampati in formato A4 con layout personalizzabile dall’utente tramite l'apposito editor delle stampe integrato nel programma. Possono essere utilizzati i formati standard più comuni e la stampa può essere inviata automaticamente in formato PDF come allegato di posta elettronica al destinatario.
Le funzioni di navigazione consentono la tracciabilità per cliente ed articolo con visualizzazione dei collegamenti tra i diversi documenti, partendo dai preventivi per arrivare ai movimenti di magazzino ed alla primanota contabile. Si può passare da un documento a quello che l'ha generato ed a quelli derivati con un semplice click del mouse.
Per monitorare costantemente i debiti dei clienti si può attivare la gestione del fido che permette di conoscere in tempo reale il rischio ed lo sforamenrto del limite concesso, includendo l'analisi dei documenti non ancora fatturati e degli effetti non ancora maturati.
Le statistiche sono eseguibili a quantità ed a valore per agente, cliente/fornitore e articolo o per ciascuno dei loro sottolivelli (zone. nazioni, gruppi e categorie merceologiche) oppure con riclassifica ABC, sempre a quantità e valore, per analizzare quali entità generano i fatturati più consistenti.
E' previsto il calcolo del margine di contribuzione per singola riga di vendita oppure riepilogativa per agente, cliente, articolo e per i codici di riclassifica previsti nelle anagrafiche.
Le statistiche si possono ottenere in formato tabulare oppure in formato grafico con tre tipi di rappresentazione (torta, continuo ed istogramma) e sono esportabili in Excel o su file di testo.
La gestione delle provvigioni è prevista a due livelli (agente e capo area) con la maturazione delle competenze sul fatturato o sull’incassato. Le provvigioni possono essere definite in percentuale od in valore, con assegnazione differenziata per tipologia di cliente e di articolo, ed essere ridotte od aumentate per sconti o maggiorazioni extra. La maturazione delle provvigioni ed il loro pagamento sono controllati da apposite procedure che consentono di eseguire le operazioni in modo veloce e sicuro.
Per agevolare le funzioni di vendita a banco è stata predisposta un'interfaccia generalizzata, da cui è possibile derivare il documento desiderato dal cliente (preventivo, ordine o documento di vendita di qualsiasi tipo).
Gli articoli sono inseribili manualmente oppure automaticamente con lettura da file di testo o da penna laser portatile che consente di memorizzare gli articoli prelevandoli direttamente dagli scaffali e scaricandoli successivamente nel documento.

Le vendite al dettaglio sono eseguibili tramite un programma di interfaccia che consente di gestire anche i resi e prevede il collegamento con i registratori di cassa (da implementare in funzione delle necessità degli utilizzatori) per la stampa degli scontrini. Le statistiche del negozio permettono di ottenere una situazione contabile per il registro fiscale dei corrispettivi e la suddivisione delle vendite per articolo, tipologia di pagamento e venditore.

La flessibilità del programma permette di ripristinare con pochi click del mouse la situazione iniziale dei documenti qualora fossero necessarie modifiche e si volesse evitare di emettere documenti di storno o note di accredito. Le operazioni di storno posssono essere assoggettate a password e l'esecuzione diretta è bloccata qualora il documento abbia subito validazioni fiscali (es. stampa del documento sui registri contabili).

Acquisti
Il flusso commerciale passivo è gestito partendo dalle richieste di preventivo a fornitori, preseguendo con gli ordini e con i documenti di acquisto a fatturazione immediata e differita. I documenti sono integrati con il magazzino per ottenere la disponibilità e l'esistenza degli articoli e con la contabilità che viene aggiornata automaticamente dalle fatture ricevute. I preventivi e gli ordini possono essere assoggettati ad approvazione da parte del responsabili acquisti prima di essere inviati ai fornitori.Ogni riga dei documenti può essere collegata con la contabilità analitica, la gestione commesse e la gestione dei lotti e delle matricole articoli.
Durante il caricamento degli documenti è possibile controllare la situazione commerciale dell'articolo (es. costi di acquisto ricavati dai documenti di carico, disponibilita tempificata in funzione degli impegni clienti e degli ordini fornitori inevasi) e dei fornitori (es. ultimi prezzi pagati al fornitore per l'articolo acquistato).L'evasione dei documenti può essere eseguita a saldo o in acconto selezionando l’intero documento o includendo ed escludendo le righe desiderate.
Ogni utente può emettere delle RDA (richieste di acquisto) per necessità specifiche oppure durante il caricamento degli ordini clienti per girare direttamente l'ordine di vendita ad un fornitore. Si possono anche elaborare gli ordini clienti, gli ordini di produzione o le necesità di reintegro della scorta minima degli articoli con un'apposita funzione automatica.
L'ufficio acquisti analizza tutte le richieste degli utenti, decidendo se respingerle (motivandole con una nota), metterle in attesa oppure creare l'ordine al fornitore desiderato per l'articolo richiesto o per uno equivalente (memorizzato eventualmente in un'apposito archivio).

Tutti i documenti possono essere stampati in formato A4 con layout personalizzabile dall’utente tramite l'apposito editor delle stampe integrato nel programma. Possono essere utilizzati i formati standard più comuni e la stampa può essere inviata automaticamente in formato PDF come allegato di posta elettronica al destinatario.
Le funzioni di navigazione consentono la tracciabilità per fornitore ed articolo con visualizzazione dei collegamenti tra i diversi documenti, partendo dai preventivi per arrivare ai movimenti di magazzino ed alla primanota contabile. Si può passare da un documento a quello che l'ha generato ed a quelli derivati con un semplice click del mouse.
La riconciliazione delle fatture di acquisto differite con il riepilogo dei documenti di consegna velocizza il processo di verifica e consente l'aggiornamento automatico della valorizzazione del magazzino, dei movimenti contabili e degli scadenziari passivi.
Le statistiche sono eseguibili con modalità normale a quantità ed a valore per fornitore e articolo o per ciascuno dei loro sottolivelli (zone. nazioni, gruppi e categorie merceologiche) oppure con riclassifica ABC per analizzare quali entità generano i fatturati più consistenti.
Le statistiche si possono ottenere in formato tabulare oppure in formato grafico con tre tipi di rappresentazione (torta, continuo ed istogramma) e sono esportabili in Excel o su file di testo.
La flessibilità del programma permette di ripristinare con pochi click del mouse la situazione iniziale dei documenti qualora fossero necessarie modifiche e si volesse evitare di richiedere o di emettere documenti di storno o note di addebito. Le operazioni di storno posssono essere assoggettate a password e l'esecuzione diretta è bloccata qualora il documento abbia subito validazioni fiscali (es. stampa del documento sui registri contabili).

Magazzino
I movimenti di magazzino sono solitamente generati automaticamente dai documenti di vendita, di acquisto e di produzione ma possono essere inseriti manualmente con l'apposito programma di gestione.
I documenti di magazzino sono collegabili con la gestione delle commesse, dei lotti e delle matricole articoli.
Sono previsti più depositi contenenti sia materiale di proprietà dell’azienda che in conto deposito o lavorazione.
La valorizzazione dei movimenti di acquisto non gestiti con il modulo acquisti può essere eseguita in differita al ricevimento della fattura del fornitore con una intuitiva interfaccia interattiva. Le stampe delle situazioni articoli consentono di ottenere inventari con qualsiasi data di riferimento valorizzati a prezzo medio, al costo ultimo o standard o con i metodi L.I.F.O. e F.I.F.O., e le schede di movimentazione dettagliate per lotto e matricola.
Le stampe fiscali del registro dei movimenti e dell’archivio L.I.F.O. e F.I.F.O coprono gli espletamenti fiscali per le aziende tenute alla rilevazione della contabilità di magazzino.
L'inventario ciclico permette di ottenere automaticamente la riconciliazione tra l'esistenza reale e quella teorica rilevando le giacenze effettive anche tramite un lettore laser portatile.
Le statistiche includono tutte le informazioni necessarie per ottimizzare la giacenza dei prodotti e ridurre i costi di stoccaggio.
Analizzano i progressivi di movimentazione con definizione dinamica dei valori desiderati, le situazioni del sottoscorta, degli articoli obsoleti, dell'indice di rotazione, della giacenza media, dell'indice di copertura e della disponibilità dinamica che evidenzia la situazione di ciascun articolo anche a fronte di ordini clienti e fornitori da consegnare o ricevere.
La chiusura contabile dell'esercizio fiscale effettua automaticamente la valorizzazione delle giacenze e genera l' apertura d'inventario dell’esercizio successivo.

Produzione
La gestione della produzione prevede la definizione della distinta base multilivello ed in funzione di questa povvede alla pianificazione dei fabbisogni dei materiali necessari. Le funzioni principali della gestione distinta base sono il caricamento dell'archivio con interfaccia ad albero per esporre graficamente la struttura dei livelli utilizzati, l'implosione e la sostituzione automatica dei componenti obsoleti.
Per verificare la situazione dei componenti necessari alla produzione si può eseguire la stampa dei fabbisogni a fronte degli ordini di vendita o per articoli e quantitativi definibili liberamente.
Il carico dei prodotti finiti con lo scarico automatico delle materie prime utilizzate.
La gestione dettagliata degli ordini di produzione prevede il caricamento degli articoli da produrre con l'esplosione immediata della distinta base e la generazione, per ogni articolo, del fabbisogno dei componenti necessari. E' possibile eseguire la generazione automatica degli ordini di tutti i semilavorati presenti nella distinta base. Negli ordini è possibile variare sia i componenti utilizzati che le quantità richieste. Per conoscere i prelievi da effettuare è sufficiente eseguire la stampa dell'ordine.
Gli ordini possono essere prodotti internamente o assegnati ad un fornitore esterno generando automaticamente l'ordine valorizzato e l'eventuale DDT di consegna dei componenti necessari alla produzione.
L'evasione degli ordini interni (utilizzando l'apposita funzione) e di conto lavoro esterno (utilizzando il modulo acquisti), esegue il carico a magazzino del prodotto finito e lo scarico dei componenti utilizzati valorizzando il prodotto lavorato in base ai costi della materia prima e della lavorazione definita in un listino specifico per gli ordini interni o ricavata dall'ordine fornitore per quelli esterni.
Oltre agli ordini di produzione sono gestibili le lavorazioni commissionate da terzi in cui inserire il riferimento al documento del cliente che invia la merce da lavorare. Gli ordini possono essere lavorazioni semplici senza utilizzo di materiale oltre a quello che va riconsegnato al cliente oppure comportare l'utilizzo di materiale di proprietà parziale o globale del cliente con riconsegna del semilavorato risultante dalla lavorazione.
E' possibile utilizzare anche materiale interno che verrà scaricato, a lavorazione ultimata, da un deposito di proprietà dell'azienda e non da quello di conto lavoro come il materiale del cliente.
Le stampe disponibili forniscono la situazione delle varie lavorazioni selezionate per cliente o per articolo.

Commesse
Tramite la gestione commesse è possibile monitorare in modo costante ed in tempo reale le risorse (materiali e manodopera) utilizzate per attività specifiche (progetti, cantieri, ecc.), effettuando in questo modo la consuntivazione dei costi.
Ogni commessa è suddivisibile in sottocommesse per un'analisi più accurata.
L'imputazione dei costi può avvenire direttamente dai documenti di vendita, di acquisto, di magazzino e contabili oppure essere eseguita manualmente. La rilevazione della manodopera utilizzata permette l'inserimento e la valorizzazione delle risorse umane utilizzate.

Tramite le stampe previste si fotografa in tempo reale la profittabilità delle attività in svolgimento.

Assistenza tecnica
L'assistenza tecnica permette di catalogare i contratti di un parco di macchinari o di servizi (es. procedure software) di qualsiasi tipologia specificando le condizioni di abbonamento da applicare agli utenti e di gestire tutti gli interventi eseguiti sulle configurazioni o sul parco non ancora in assistenza.
Possono essere definite diverse tipologie contrattuali, le modalità di utilizzo delle apparecchiature, le garanzie concesse dai fornitori ed ai clienti, i tecnici che eseguono gli interventi sulle configurazioni e l'elenco dei macchinari installati.
L'aggiornamento dei costi contrattuali è agevolato da procedure che permettono il collegamento con il programma di fatturazione per automatizzare il processo di incasso dei canoni.
Le richieste di intervento dei clienti vengono monitorate controllando in tempo reale gli ultimi accessi eseguiti sui macchinari e la statistica delle difettosità riscontrate nel corso dell'utilizzo.
Gli interventi dei tecnici sono rilevate dal sistema per un utilizzo statistico e per l'eventuale addebito della manodopera e delle parti di ricambio ai clienti.
La fatturazione degli interventi avviene con modalità automatica includendo eventuali diritti di chiamata e con la possibile attivazione di un monte punti a pagamento anticipato che viene decrementato in funzione dell'utilizzo effettuato.

Collegamento contabilità programmi per commercialistiPer gli utilizzatori che non desiderano gestire internamente la contabilità si possono sviluppare apposite procedure di collegamento con i prodotti più diffusi per la gestione degli studi commercialisti.
La prima di queste integrazioni è stata effettuata con il prodotto “Apri” di Zucchetti, seguita da quella verso Magix di Apogeo e Easy di Sicom.
Vengono travasate con modalità unidirezionale le anagrafiche del piano dei conti, dei clienti e dei fornitori e i movimenti IVA e di contabilità generale.
Per il collegamento con gli altri prodotti si valuteranno le richieste degli utenti.

Conversione archivi da altre procedure
Per agevolare il passaggio da procedure già installate presso gli utenti sono in continuo sviluppo programmi di conversione.
Lo sviluppo è eseguito sia dal team di coordinamento di Gestionale Open che da Punti di Assistenza che in precedenza utilizzavano prodotti proprietari.
La stesura di questi programmi è eseguita in modalità “artigianale”, quindi la documentazione e la conversione completa di tutti gli archivi non sono garantite.
Per necessità non coperte attualmente si può fare comunque richiesta al gruppo di coordinamento che provvederà, con modalità da concordare, allo sviluppo dei nuovi programmi richiesti.
Per una situazione aggiornata dei moduli disponibili scaricate il programma e verificate le voci del menu.